Vrijwilligersbeleid volgens expert Hubert Habers

Voor de bestuurdersacademie werd MKT teamlid Hubert Habers onlangs geïnterviewd over vrijwilligers in de sportvereniging.

Wie ben je en wat is jouw functie?

Mijn naam is Hubert Habers (30). Ik ben nu 10 jaar actief als verenigingsadviseur. In mijn vrije tijd ben ik nu 7 jaar bestuurslid communicatie en vrijwilligersbeleid bij Topklasse Voetbalvereniging FC Lisse. Een ambitieuze vereniging met zo’n 2.000 leden.

Wat is jouw visie op hoe sportverenigingen over het algemeen omgaan met vrijwilligersbeleid?

Vrijwilligers zijn het meest waardevolle bezit van een vereniging, maar vrijwilligersbeleid krijgt vaak niet de aandacht die het verdient. Nog te vaak wordt vrijwilligersbeleid niet op commissieniveau, laat staan bestuurlijk, vertegenwoordigd. Een gemiste kans. Met een gestructureerde aanpak  hoeft een vrijwilligerstekort niet langer tot de top-3 knelpunten van een sportvereniging te behoren.

Wat levert het verenigingsbestuurders volgens jou op wanneer ze actief aan de slag gaan met het maken en uitvoeren van vrijwilligersbeleid?

Een actief vrijwilligersbeleid maakt de organisatie sterker en zorgt dat de sfeer in de club verbeterd. Alles valt en staat met een duidelijke organisatie, waarin elke vrijwilliger bestuurlijk vertegenwoordigd is, en dat zelf ook zo voelt. Gezien worden is de eerste stap op weg naar gewaardeerd worden. Elk bestuurslid heeft dus korte lijnen naar zijn of haar vrijwilligers en stelt deze ook zelf aan. De juiste man/vrouw op de juiste plek is immers een belangrijk uitgangspunt voor een goed functionerende vereniging. Te vaak nog lopen vrijwilligers, niet zelden vrijwilligers met al 6 andere taken, uit clubliefde gaten dicht, die wellicht beter door anderen hadden kunnen worden opgevuld. Door als bestuur de regie te houden waarborg je kwaliteit in de verschillende lagen in een vereniging: bestuurlijk, op coördinatoren niveau, de vaste uitvoerende krachten en ‘helpende handjes’.

Een goed vrijwilligersbeleid zorgt er voor dat de lasten over veel schouders verdeeld worden en vrijwilligers niet overbelast raken en afhaken. Het vaak uitgedragen motto van mijn eigen vereniging FC Lisse is dan ook: ‘samen sterk’. Bij onze vereniging doet iedereen daadwerkelijk iéts, zonder dat dit een verplichting is. In een organisatie die goed staat, en waar iedereen zich prettig voelt bij zijn taak, zal je zien dat goede vrijwilligers zich zelfs spontaan gaan aanmelden.

Wat zijn de belangrijkste wetten en regels waar bestuurders rekening mee moeten houden  bij het uitvoeren van vrijwilligersbeleid?

Onze ervaring is dat verenigingen vaak (grotendeels) wel weten hoe het moet, maar wat hulp nodig hebben om daadwerkelijk tot actie over te gaan. Wat Sportservice betreft, begint die actie met het inventariseren van de huidige en gewenste vrijwilligerstaken. Vervolgens start een PR campagne, waarin je vrijwilligerswerk positief belicht. Laat op je (social) media goed zien dat jouw vereniging vrijwilligers waardeert, bijvoorbeeld door hier regelmatig wat over te schrijven en foto’s te plaatsen van vrijwilligers die in het zonnetje worden gezet. Dat wil dus zeggen dat we vooral niét werken met noodkreten. Dit schrikt alleen maar af. Oproepen en vacature overzichten op de website adviseren wij dan ook te verwijderen. De ervaring leert immers dat hier zelden iemand op reageert.

Er werkt maar één manier echt, blijkt elke keer maar weer als wij een zaal vol vrijwilligers vragen, hoe zij zelf ooit vrijwilliger zijn geworden. Zij zijn allemaal gevraagd! Dat is dan ook direct de volgende stap in de aanpak: de daadwerkelijke wervingsactie: het bellen of face-to-face aanspreken van potentiële vrijwilligers, nadat zij eerst op de hoogte zijn gebracht dat zij benaderd gaan worden. Door de nadruk te leggen op wat iemand graag doet, of goed kan (bijvoorbeeld door het werk wat iemand doet), wordt de juiste match gemaakt met een vrijwilligers taak. De vraag is bovendien niet OF iemand wat wil doen, maar WAT iemand wil doen! Het is immers onze club.

Het resultaat zal overweldigend zijn. Bij veel verenigingen wil 95% van de benaderde personen wel iets doen binnen de vereniging. Veel mensen willen wel een paar keer per jaar helpen bij een activiteit, maar veel anderen willen zich ook structureel inzetten. Een goede follow-up is essentieel. De nieuwe vrijwilligers moeten snel hun taak krijgen en hier goed in begeleid worden.

Kan je 5 keys to succes noemen om te komen tot een goed vrijwilligersbeleid?

Het opstellen van beleid is vaak niet het grootste probleem. Met de bekende 5 B’s (binnenhalen, begeleiden, belonen, behouden, beëindigen) is het voor veel verenigingen goed mogelijk om een beleidsplan op papier te zetten. De vraag is echter vaak: hoe geef je handen en voeten aan dit beleid. Daarom de volgende tips:

  1. Ga daadwerkelijk tot actie over.
  2. Kies voor een positieve insteek: stop met noodkreten.
  3. Zorg voor een duidelijk en goed georganiseerde vereniging en een positief imago, zodat mensen graag bij uw vereniging willen horen.
  4. Vraag mensen! Leg daarbij de link tussen hun kwaliteiten en interesses en de vacature die hier bij past.
  5. Ga consumentisme bij leden tegen door een communicatie strategie te bedenken, waarbij steeds maar weer duidelijke wordt dat het ONZE vereniging is. Samen sterk! 

 

  • Aangemaakt op .