Van te voren aanmelden, ja of nee?

Aanmelden ledenwerving

De vraag of bezoekers van de activiteit zich vooraf  wel of niet moeten aanmelden is een veel gehoorde vraag. Het gevaar is om deze vraag vooral te beantwoorden vanuit de organisatie. We moeten echter juist denken vanuit het potentiële lid. En dan is het antwoord niet eenduidig;

Zekerheid

Er zijn mensen die houden van de zekerheid zich aangemeld te hebben (‘dan staat het maar vast’) en anderen die zich liever vrij voelen tot aan het moment van de activiteit. Dat zou er voor kunnen pleiten om een gedeelte van het programma in te ruimen voor hen die zich vooraf willen aanmelden én een programmaonderdeel te hebben waarbij de instuifgedachte gehanteerd wordt. Bijvoorbeeld: ‘Om 12.00 en 13.00 uur zijn er trainingen waarvoor u zich van te voren dient aan te melden; het inschrijfformulier vindt u op onze website. Na aanmelding ontvangt u een bevestiging. Van 14.00 tot 15.00 uur is er vrije inloop. Hiervoor hoeft u zich niet op te geven. Onze trainers en gastvrouwen/heren staan voor u klaar.’


Wat pleit voor intekenen vooraf?

  • De kans dat personen die zich hebben opgegeven ook daadwerkelijk komen is in het algemeen groot. Zeker als de opgave bevestigd is door de organisatie. Dus opgave en de ontvangstbevestiging betekent voor de meeste mensen dat men zich verplicht voelt om te komen.
  • is het organisatorisch moeilijk om met een activiteit mee te doen, je moet er bijvoorbeeld vrij voor nemen en er is een behoorlijke reisafstand, dan  kan je de liefhebbers zich beter laten aanmelden. Want als men bij een besluit op het laatste moment dat allemaal nog moet regelen dan is de kans dat men niet naar het evenement zal gaan groter.
  • indien het eigenbelang om mee te doen groot is dan is aanmelden vooraf niet zo zeer een drempel. Als bijvoorbeeld Epke Zonderland aanwezig zal zijn én men maakt kans op een jaar gratis lidmaatschap voor twee personen dan is er sprake van een duidelijk eigenbelang. Dat eigenbelang kan je vergroten door aan de in feite gratis activiteit een waarde te hangen (waardecheque voor deze activiteit is € 14.95 waard).
  • je weet als organisatie waar je aan toe bent. Je kan je beter voorbereiden. Je kan het aantal nodige vrijwilligers beter inschatten. Je kent de leeftijden of sportniveau van de personen die zich aangemeld hebben.
  • we beschikken dan over een aantal belangrijke persoonsgegevens. Bijvoorbeeld ook het e-mailadres.
  • indien de organisatie het vooraf aanmelden wil stimuleren kan je bijvoorbeeld stellen: ‘Indien u zich aanmeldt ontvangt u vooraf extra informatie.

’Wat pleit er voor om niet te laten aanmelden en dus te gaan voor een ‘vrije inloop’?

  • aanmelden kan drempelverhogend werken. Er zijn liefhebbers die er niet van houden om zich vast te leggen; men wil zich vrij voelen. ‘Als ik dan niet ga dan hoef ik mij tenminste ook niet af te melden.’
  • je hebt als organisatie vooraf minder rompslomp.
  • een ‘vrije inloop’ is heel geschikt als het niet uitmaakt voor de organisatie ter plekke hoeveel mensen er komen. Je hebt de mogelijkheden om dat altijd op te lossen.

Waarom zou je kiezen voor een gemengde formule? Dan mag men zich opgeven maar het hoeft niet.

  • sommigen mensen leggen zich graag vast. Zij weten dan zeker dat er op hun gerekend wordt. Dus ook dan is het van belang om na de aanmelding een bevestiging te sturen.
  • je hebt mensen die graag tot het laatste moment wachten met het besluit om wel of niet te gaan. Ook voor die mensen is er dus altijd de mogelijkheid om deel te nemen.
  • nadat je deze formule een aantal keren gehanteerd hebt dan kan je als organisatie behoorlijk inschatten wat de belangstelling vooraf echt zal zijn.

Heb je hier iets aan gehad? Deel gerust zodat meer verenigingen hiervan kunnen profiteren.

 

 

  • Aangemaakt op .