Elftal tips voor een effectieve bestuursvergadering

Duurt de bestuursvergadering op jouw club vaak uren? En zijn steeds maar een paar bestuursleden aan het woord, voornamelijk over operationele zaken? Ga dan met deze elf tips aan de slag en zorg dat jouw vergaderingen leuker en effectiever worden!

 

  1. Een effectieve vergadering begint met een duidelijke agenda inclusief onderliggende stukken. Deze stukken heeft iedereen al een week voordat de vergadering begint ontvangen, zodat men goed voorbereid aanwezig is. Verdeel de stukken onder in besluitvormend, oriënterend en informatief. Tijdens de vergadering worden geen agendapunten meer toegevoegd die niet voorbereid zijn.
  2. Houd de tijd goed in de gaten en wacht niet op laatkomers. Zorg dat iemand koffie en thee regelt zodat hier niet op gewacht hoeft te worden. Plan een tijd in voor de agendapunten. Zeker voor de nieuwe jongere generatie bestuurders is de tijd spaarzaam. 
  3. Is jouw bestuursvergadering vaak een klaagzang vol verbeterpunten binnen je vereniging? Begin dan met een korte rondje ‘positief’ waarin elk bestuurslid in 1 zin aangeeft wat bij hem de afgelopen maand een positieve indruk heeft achtergelaten.
  4. Praat de voorzitter meestal de hele vergadering aan elkaar en drukt deze te veel zijn stempel? Laat de agendapunten introduceren door de betrokken portefeuillehouder. Door een eventuele stemronde of meningsronde te laten eindigen in plaats van beginnen bij de voorzitter, zorg je er voor dat iedereen zijn stem kan laten horen.  
  5. Vergader over beleidsmatige zaken en grote lijnen en niet over uitvoering en details.
  6. Zet een drankje aan de bar na afloop van de vergadering op de agenda. Bespreek hier de operationele zaken die wel interessant zijn om met elkaar te delen maar die niet in een bestuursvergadering thuishoren. Door de vergaderingen op avonden te plannen waarop bijvoorbeeld het 1e elftal traint of ook andere commissies vergaderen, is dit bovendien een mooi contactmoment voor een ieder, waarop zij het bestuur kunnen spreken.
  7. De rondvraag duurt vaak het langst. Schaf deze af, of laat de voorzitter bij de opening van de vergadering vragen wie punten heeft voor de rondvraag en hoeveel dit er zijn. 
  8. Bespreek alleen onderwerpen die alle deelnemers aangaan. Onderwerpen die slechts een deel van de deelnemers aangaan, bespreek je op een andere manier en op een ander tijdstip. Zo bespaar je op de totale vergadertijd van de organisatie.
  9. Zorg dat iedereen zijn mening heeft kunnen geven over een besluitvormend stuk. Zo creëer je betrokkenheid en commitment en verklein je de kans dat eenmaal genomen besluiten voor een tweede keer op de agenda komt. Vat een beslissing nog even kort samen zodat er geen onduidelijkheid over kan bestaan. 
  10. Nodig eens een vrijwilliger uit tijdens de vergadering, die in een kwartier vertelt over het project waar hij of zij mee bezig is. Hiermee toon je betrokkenheid naar de achterban en laat je mensen kennis maken met het bestuurswerk.
  11. Plan ook eens een themavergadering in, waarbij je met elkaar wat meer tijd neemt voor een onderwerp en brainstormt over zaken als binding, gastvrijheid, kernwaarden van de club, enz

 

  • Aangemaakt op .